Bardzo rzadko mamy możliwość spotkać idealnego szefa. Jak zatem zostać taką osobą? Jeżeli pragniesz, aby Twoi podwładni pracowali wydajniej, żeby darzyli Cię szacunkiem i wypełniali Twoje polecenia z uśmiechem, to musisz stosować się do poniższych podpowiedzi.

Rzeczy, których będziesz potrzebował
* odpowiednie, pozytywne nastawienie
* temperament
* charyzma

Musisz kontrolować emocje.

To jak szef jest postrzegany przez pracowników, w dużej mierze zależy od tego, w jakim stopniu potrafi on panować nad swoimi emocjami. W tym przypadku, już pojedynczy wybuch niekontrolowanych emocji, może mieć negatywny wpływ na to, jak podwładni będą patrzyli na swojego szefa.

Zachowuj się w stosunku do innych ludzi tak, jakbyś chciał, aby oni zachowywali się w stosunku do ciebie.

Jeżeli na każdym kroku, będziesz się starał pokazywać, że jesteś przełożonym, może się okazać, że osiągniesz odwrotny efekt, niż zamierzałeś. Znacznie więcej zyskasz w oczach podwładnych, kiedy będziesz ich traktował w sposób partnerski. Jeżeli będziesz im okazywał zaufanie i troskę, możesz być pewny, że odwzajemnią Ci się respektem, oraz szacunkiem.

Na bieżąco rozmawiaj z podwładnymi o tym, co właśnie dzieje się w zakładzie.

Warto zwoływać systematyczne spotkania, na których będziesz informował o tym, co aktualnie dzieje się w firmie. Powinieneś zachęcać swoich podwładnych, aby zadawali pytania, dzielili się swoimi obawami i niepokojami. Ważne jest tutaj, abyś udzielał im odpowiedzi spokojnie, rzeczowo i uprzejmie, zwłaszcza na te pytania, które właśnie ten ich niepokój powodują.

Rób też wszystko, aby zawsze być po stronie pracowników, a nie przeciwko nim. Jeśli będą wiedzieli, że w każdej sytuacji staniesz za nimi murem, to możesz być pewny, że odwdzięczą Ci się większą lojalnością, a także większym zaangażowaniem w wykonywaną pracę.

Warto często delegować obowiązki, jednak musi to być efektywne.

Najgorsze co możesz zrobić, to przerzucić na swoich podwładnych zadania do wykonania, których sam z jakiegoś powodu nie chcesz wykonać. Musisz też wykazywać zainteresowanie pracą swoich pracowników, dopytuj jak im idzie, pytaj czy nie mają jakichś problemów, służ radą i pomocą, jednak nigdy nie śledź ich, nie pilnuj na każdym kroku, bo poczują, że nie masz do nich zaufania.

Ważne jest też to, abyś okazywał im swój entuzjazm i zadowolenie z wykonanej przez nich pracy. Powinieneś także zadbać o to, aby każdy z pracowników zdawał sobie sprawę z tego, jakie są priorytety firmy i do czego powinniście dążyć.

Musisz wszystkich taktować równo.

Nie wolno Ci nikogo faworyzować. Musisz wszystkich traktować jednakowo, pokazywać im, że tak samo są ważni dla firmy, że zauważasz ich pracę i że wszystkich nagradzasz odpowiednio według ich zasług, nie faworyzując tutaj nikogo. Jeśli będziesz działał niesprawiedliwie, do grupy wkradnie się niemiła atmosfera, a wówczas wydajność pracy znacznie spadnie, a tego z pewnością byś nie chciał. Tylko przy sprawiedliwym traktowaniu, masz szansę stworzyć zgrany zespół, który wspólnymi siłami, będzie pracował na sukces firmy.

Poprawne chwalenie podwładnych, a także umiejętność odpowiedniego udzielania im nagan, jest jedną z najważniejszych umiejętności, jakie powinien pokazywać manager.

Jeżeli prawidłowo przekazujemy uwagi swoim pracownikom, to w decydujący sposób wpływamy na to, jaka jest ich motywacja odnośnie podejścia do pracy. Dlatego warto wiedzieć, jak powinno się udzielać pochwał i nagan, tak aby mieć pewność, że pracownicy będą zmotywowani, do dalszej pracy i wezmą sobie nasze uwagi do serca.

Jeżeli chcemy pracownika zganić za jakieś działania, które nam nie odpowiadają, to powinniśmy to zrobić w cztery oczy. Warto wybrać ustronne miejsce, gdzie będziemy mieli pewność, że nikt nam nie przeszkodzi i tam wyrazić swoje krytyczne zdanie.

Jeżeli chcesz, aby twoja nagana czy pochwała zostały dobrze odebrane, to w żadnym wypadku nie powinieneś porównywać podwładnego z pozostałymi pracownikami. Dużo lepszym rozwiązaniem, będzie odwołanie się do standardów, jakie panują w firmie.

Musisz zawsze zwracać uwagę na to, aby krytykować oraz chwalić, za konkretne działania, a nie za całokształt. Pracownik musi dokładnie wiedzieć, co zrobił dobrze, albo co zrobił źle i powinien to poprawić.

Jeżeli musisz za coś skrytykować pracownika, to zrób to od razu po sytuacji, która nie wywołała Twojego zadowolenia. Nie wolno takich spraw zostawiać na „później”, bo będzie nam się wówczas trudniej do tego odnieść, a pracownik nie do końca może wiedzieć, o jakiej sytuacji mówimy.

Jeśli już musisz udzielić nagany, to zawsze zapytaj podwładnego, dlaczego zachował się w ten sposób i poproś o wyjaśnienie, w jaki sposób powinien się zachować podczas podobnej sytuacji w przyszłości.

W odróżnienie od nagany, chwalić trzeba zawsze publicznie, przy większej ilości osób i należy to zrobić głośno. Im więcej osób usłyszy taką pochwałę, tym będzie lepiej, bo wówczas będzie on bardziej zmotywowany do wytężonej pracy. Takie pochwały dają dużo lepsze efekty, niż obawa przed poniesieniem kary. Dlatego warto wychwytywać momenty, gdy pracownik faktycznie zasłużył na to, aby go pochwalić przed innymi.

Jeżeli nie chcesz, aby Twoje pochwały straciły na wartości, to nie możesz ich jednemu pracownikowi udzielać zbyt często. To jest tak jak ze słodyczami, opakowanie zjedzone w krótkim czasie, nie będzie smakowało tak dobrze, jak jeden cukierek zjedzony raz na jakiś czas. Jeśli będziesz zbyt często chwalił pracownika, on przestanie zwracać na te pochwały uwagę.

Pamiętaj, aby chwalić pracowników w momentach, gdy zrobią coś wyjątkowego. Kiedy jakiś pracownik codziennie przez swoją pracę uzyskuje wyższe wyniki niż jego koledzy, to powinien uzyskać nagrodę w formie wyższego wynagrodzenia, a nie codziennie powtarzanych pochwał. Trzeba chwalić za to, że ktoś przekroczył swoją własną normę, a nie to, że pracuje za każdym razem lepiej niż koledzy.

Podczas udzielania nagany, pamiętaj, że możesz odnosić się tylko do zachowania pracownika, ale nie może ona odnosić się do jego charakteru. Tak jak pod żadnym pozorem nie wolno Ci obrażać godności osobistej podwładnego

Jednym z ważniejszych etapów rekrutacji, jest rozmowa kwalifikacyjna. Od odpowiednio przeprowadzonej rekrutacji, będzie zależała przyszłość firmy, bo to podwładni tworzą firmę i jej sukces. Warto więc wiedzieć, jak właściwie prowadzić rozmowę kwalifikacyjną, jakie pytania zadawać, a czego nam robić nie wolno.

Opracuj pytania

Musisz przygotować zbiór pytań, które zadasz kandydatowi. Nie musisz się ich kurczowo trzymać, powinny wynikać z aktualnej treści rozmowy i padać naturalnie. Powinieneś jednak zadać wszystkie pytania z listy. Mając jeden system pytań, łatwiej będzie Ci wybrać odpowiedniego pracownika.

Typ pytań

Powinieneś pytać o: doświadczenie, umiejętności, zdolności niezbędne do pracy na tym stanowisku. Uzyskasz cechy charakteru jakie musi mieć taki pracownik, więc łatwiej będzie Ci znaleźć tego właściwego.

O co nie pytać?

Nie możesz dyskryminować poprzez zadawane pytania. Nie pytaj o preferencje seksualne, jeśli nie ma to nic wspólnego z proponowanym stanowiskiem. Tak jak nie jest konieczna wiedza o stanie cywilnym, posiadaniu dzieci, religii, pochodzeniu czy o stosunku do używek.

W jaki sposób zaczynać rozmowę?

Staraj się zacząć rozmowę od pytań, które rozluźnią kandydata i poprawią atmosferę. Powinny być to pytania zamknięte i łatwe do wypowiedzi np. „Dotarł Pan/Pani do nas bez problemów?”, „Napije się Pani/Pan herbaty”. Potem przejdź do pytań otwartych.

Odpowiedzi na pytania

Daj rozmówcy czas do namysłu. Nie pospieszaj, nie sugeruj odpowiedzi.

Mowa ciała

Zwracaj uwagę na to jak zachowuje się kandydat i jakie robi ruchy. To może więcej o nim powiedzieć niż słowa.

Notatki

Rób notatki z rozmowy, ale staraj się nie notować słowo w słowo tego, co mówi rozmówca.

Prowadzenie rozmowy

Kandydat nie może przejąć inicjatywy w rozmowie, to on ma być w centrum rozmowy. Oczywiście odpowiadaj na jego pytania, ale miej rozmowę pod kontrolą.

Pytania kandydata

Słuchaj kandydata. Może być zbytnio skupiony na sobie, jeśli pyta na samym początku o wynagrodzenie i premie. Będzie osobą elastyczną, jeśli będzie się interesował szkoleniami, awansami i pokaże, że zależy mu na karierze zawodowej. Sprawdź, czy pamięta udzielone przez Ciebie odpowiedzi, jeśli nie, może się okazać, że zadaje pytania w wyuczony sposób.

Opis kandydata

Zapytaj o jego wady i zalety. Osoby pewne siebie nie będą miały z tym problemów. Możesz też zapytać, z jakiej dziedziny chciałby być najlepszy.

Wcześniejsza praca

Zapytaj o poprzedniego pracodawcę, wybadaj dlaczego ją zmienia. Poproś o referencje, albo możliwość zadzwonienia do poprzedniego pracodawcy. Postaraj się wybadać, czy był lojalny wobec poprzedniego pracodawcy, jeśli tak, taki też będzie dla Ciebie.

Praca w zespole

Zobacz czy już pracował w zespole i dowiedz się, jak taka współpraca wyglądała.

Pytania scenariuszowe

Warto zadać pytania scenariuszowe, aby sprawdzić zachowanie kandydata w określonej sytuacji.

Dlaczego tutaj?

Zapytaj dlaczego chce pracować na tym stanowisku. Zobacz ile wie o firmie, im więcej tego będzie, tym bardziej możesz być pewny, że faktycznie interesuje go Twoja firma i to stanowisko.

Zainteresowania

Warto zapytać o zainteresowania kandydata, o to jakie ma hobby. Jeśli lubi ekstremalne sporty, to nie boi się ryzyka. Jeśli woli oglądać ptaki, to znaczy, że jest cierpliwy i wytrzymały.

Patrzysz na swoich podwładnych i masz wrażenie, że nie ma w nich żadnych chęci do pracy? Snują się po biurze, jakby nie bardzo wiedzieli, co powinni zrobić? Pamiętaj, że zawsze jest odpowiedni moment na to, aby zmotywować pracowników do lepszej pracy i wyciągnąć z nich wszystko to, co najlepsze. Możesz być wtedy pewien, że nie tylko wzrośnie wydajność pracy, ale także będzie większe ogólne zadowolenie, także Twoje.

Motywowanie zacznij od siebie. Przede wszystkim pomyśl o tym, co na ciebie wpływa motywująco, dzięki czemu pracujesz bardziej wydajnie, a do tego masz w sobie upór, aby osiągnąć zamierzone wcześniej cele.

Jeżeli Ty będziesz zmotywowany, to dasz odpowiedni przykład swoim pracowniom, będą chcieli Cię naśladować, a co się z tym wiąże, z większą chęcią, będą chcieli z Tobą pracować. Jeśli będziesz im pokazywał, że nie lubisz swojej pracy, że nie sprawia Ci ona przyjemności, to jak mają się czuć Twoi podwładni? Mówiąc za Albertem Schweitzerem: „Dobry przykład nie jest głównym sposobem oddziaływania na innych, jest jedynym sposobem”.

Warto znać swoich podwładnych. Postaraj się jak najwięcej dowiedzieć o życiu swoich pracowników, o tym co lubią, jakie są ich cele. Jeśli będziesz wiedział co motywuje każdego z nich, będziesz wiedział, jak to wykorzystać, tak aby mieć pewność, że włożą wszystkie swoje siły w to, aby firma osiągnęła zamierzone cele.

Jasno wyznacz cele. Podaj konkretne cele, takie, które będą zrozumiałe, możliwe do wykonania i przede wszystkim, które da się zmierzyć. Dopóki podwładni mogą się skupić na wykonywaniu konkretnych zadań, będą pracować z większą motywacją.

Podziel autorytet. Oczywiście to Ty znasz końcowy cel, który ma być osiągnięty. Jednak jeżeli wytłumaczysz wszystkim do czego chcesz dojść, a następnie pozwolisz każdemu, aby sam mógł decydować o tym, jak wykona swoje zadanie, to rozdzielisz autorytet na wszystkich. Wówczas będą czuli się zachęceni do bardziej wytężonej pracy, a to dlatego, że będą czuli się tak, jakby to oni byli kierownikami.

Przygotuj system nagród. Warto jest poświęcić trochę czasu na opracowanie systemu nagradzania pracowników, za dobrze wykonaną pracę. Mogą to być nagrody i premie uznaniowe, podwyżki, nadprogramowy urlop, albo nawet zwiększenie odpowiedzialności czy awans. Ważne jest to, aby pracownicy widzieli, że dostrzegasz ich zaangażowanie i potrafisz to nagrodzić.

Bardzo ważne jest utrzymywanie motywacji na odpowiednim poziomie. Jeżeli uda się Wam osiągnąć sukces, to nie możesz osiąść na laurach. Do Twoich zadań, jako managera, należy ciągłe utrzymywanie motywacji pracowników na odpowiednim poziomie, ponieważ rozwój firmy musi cały czas trwać. Dlatego organizuj wyjazdy, wycieczki integracyjne, bo zmotywowani pracownicy to szczęśliwsi pracownicy, a więc też tacy, którzy chętniej będą się podejmować powierzonych zadań. To się tymczasem przełoży na dalszy sukces firmy, jednak musisz być tutaj kreatywny, tak aby ta motywacja cały czas była utrzymywana na odpowiednim poziomie.

Zaliczasz się do grona tych pracowników, którzy stoją przed niepowtarzalną szansą, aby awansować na stanowisko managera? Z waszej firmy sporo kierowników przechodzi na emeryturę i masz okazję stać się liderem, prowadzącym swój zespół do wyznaczonego celu? Przedsiębiorca nie ma możliwości odpowiednio Cię przeszkolić, a jednocześnie oczekuje natychmiastowych efektów Twojej pracy? Jeżeli zastosujesz się do wypisanych poniżej wskazówek, to będziesz na odpowiedniej drodze, aby zostać liderem, którego darzy się szacunkiem.

Przede wszystkim to Ty musisz być zmotywowany. Najważniejsze jest to, abyś był przykładem na pracowitość, cierpliwość i wytrzymałość. Jedynie wtedy, będziesz miał realne szanse na to, aby doprowadzić swój zespół do wyznaczonego celu. Najgorsze co możesz zrobić, to ograniczyć się jedynie do wydawania rozkazów. Podwładni muszą widzieć, że masz przed sobą jasno określone cele i plany na przyszłość, a także to, że włączasz się w ich wspólne zrealizowanie, że potrafisz się w to wszystko zaangażować z taką siłą, jakiej oczekujesz od nich.

Ważna jest Twoja ciągła dyspozycyjność. Pracownicy muszą wiedzieć, że w każdej chwili mogą się do Ciebie zwrócić o radę i pomoc. Muszą wiedzieć, że mogą na Tobie polegać. Jeśli będziesz się wywyższać i będziesz pokazywał, że jesteś poza ich zasięgiem, to możesz być pewny, że do niczego dobrego to nie doprowadzi.

Doceniaj inicjatywy przygotowywane przez podwładnych. Może się okazać, że pracownicy zaproponują lepsze rozwiązanie jakiegoś problemu. Pamiętaj, że Twój pomysł nie zawsze musi być tym najlepszym. Doceń to, że wychodzą z inicjatywą, a także bądź otwarty na ich sugestie, bo może się okazać, że będą one naprawdę dobre.

Szanuj różnorodność i różnice kulturowe w Twoim zespole. Coraz częściej dzieje się tak, że ludzie z różnych krajów i z różnych kultur pracują w jednym zespole. Może się okazać, że uprzedzenia i stereotypy, będą im tą pracę utrudniały.

Jako dobry manager, powinieneś potrafić się wznieść ponad te uprzedzenia i pracować z wszystkimi na równych zasadach. Ich pochodzenie, poglądy i wyznawana religia, nie mogą wpływać na to, w jaki sposób ich traktujesz.

To Ty musisz prowadzić zespół do osiągnięcia wyznaczonego celu Warto ustalić sobie cele, jakie powinny być osiągnięte, poza tym, musisz stworzyć obiektywną, ale też łatwo dającą się obliczyć, miarę realizacji tych celów.

Ważne jest docenianie zespołu, nawet wtedy, kiedy zdarzyło mu się ponieść porażkę. Łatwo jest się cieszyć, gdy zespół odnotowuje kolejne sukcesy. Ale jeśli chcesz być dobrym managerem, to musisz się także nauczyć, jak znosić porażki, tak aby nawet przy nich, potrafić zmotywować zespół do bardziej wytężonej pracy.

Jeżeli wiesz, że to prawda, to możesz ich pochwalić za włożony wysiłek, za to, że naprawdę się starali i próbować ich przekonać, że następnym razem, wszystko pójdzie lepiej. Jednak możesz tak zrobić tylko wtedy, gdy te słowa będą prawdziwe, w innym wypadku, zabrzmią po prostu sztucznie i przyniosą skutek odwrotny od zamierzonego.

Kiedy prowadzimy własną działalność gospodarczą, to możemy dojść do takiego momentu, w którym będziemy musieli powiększyć nasz zespół, tak aby móc się wywiązywać ze zleconych nam zadań. Jeśli chcemy mieć pewność, że uda nam się zatrudnić wykwalifikowane osoby, to musimy zdawać sobie sprawę z tego, że bardzo ważne będzie tutaj odpowiednie napisanie oferty.

Chodzi tutaj o to, aby zrobić to w taki sposób, by nakłonić danego kandydata, aby zechciał u nas pracować. Trzeba się oczywiście przygotować na to, że będzie on zadawał różne pytania, a my musimy na nie umieć odpowiedzieć, tak aby wiedział, jakie zadania czekają na niego na danym stanowisku, jakie wynagrodzenie mu oferujesz i jakie kwalifikacje musi posiadać, aby mógł się tutaj sprawdzić. Poniżej znajdziesz parę podpowiedzi, odnośnie tego, w jaki sposób napisać ofertę pracy, tak aby mieć pewność, że ludzie chętnie będą na nią odpowiadali i naprawdę będą chcieli u Ciebie pracować.

Dokładnie przemyśl, w jakim miejscu chcesz zamieścić swoją ofertę. Możliwości masz wiele, bo możesz wybrać: prasę codzienną, anonse, różnego rodzaju portale internetowe, jak także dostępną przez internet bazę ofert pracy z Powiatowych Urzędów Pracy.

Przede wszystkim musisz zacząć od jasnego i otwartego przyznania, że Twoja firma poszukuje pracownika na konkretne stanowisko. W widoczny i jasny sposób zaprezentuj nazwę firmy i etat, który masz do zaproponowania. Jeżeli masz kilka oddziałów w różnych miastach, to także trzeba wyraźnie zaznaczyć, o które miasto, albo województwo chodzi w Twojej ofercie. Dzięki temu będą się zgłaszali do pracy tylko ci ludzie, którzy faktycznie będą w stanie dotrzeć do tej siedziby.

W sposób rzetelny i jasny powinieneś wypisać cały zakres obowiązków, jakie będzie miała do wykonania osoba, która zostanie zatrudniona na to konkretne stanowisko.

Musisz też przedstawić swoje wymagania, jakie wiążesz z osobą, której powierzysz sprawowanie tego zadania. Warto także uwzględnić w ofercie podział na wymagania, które są absolutnie bezwzględne na tym stanowisku i podwładny musi je spełniać, aby mieć szansę na pozytywne przejście rekrutacji, a które z nich będą mile widziane i mogą po prostu zwiększać jego szanse.

Ważne jest także to, abyś w takim ogłoszeniu napisał, jakie jest szacunkowe wynagrodzenie, albo żebyś chociaż podał przedział płac, jakie mają miejsce na danym stanowisku. Jeśli pracownik będzie mógł liczyć na jakieś dodatkowe bonusy, w formie karnetów czy wyjazdów, to także warto o tym wspomnieć już w ofercie. Pamiętaj jednak, że to co podasz w ofercie, faktycznie musi być przez Ciebie spełniane, dlatego nie wolno Ci pisać o bonusach, których tak naprawdę w Twojej firmie nie ma.

Koniecznie musisz zaznaczyć, do jakiego dnia czekasz na zgłoszenia od potencjalnych kandydatów.

Pozytywnie na jakość i wygląd oferty wpłynie także, umieszczenie wszystkich najważniejszych informacji odnośnie firmy, jak również osoby przeprowadzającej rekrutację. Podaj więc dokładny adres, telefon do osoby zajmującej się rekrutacją, jak również e-maila, na którego kandydaci będą mogli wysyłać swoje zgłoszenia.