Zazwyczaj, kiedy bierzemy udział w spotkaniach biznesowych albo naukowych, spotykamy się z wygłaszanym prezentacjami na różne tematy. Chociaż wydaje się, że zrobienie takiej prezentacji jest banalnie proste, to jednak musimy zdawać sobie sprawę z tego, że wymaga sporo pracy i zaangażowania. Przede wszystkim trzeba pilnować, aby taka prezentacja była spójna i interesująca, a do tego konieczne jest przestrzeganie paru istotnych zasad:

Jeżeli zamieścimy w niej zbyt dużo informacji, to nie będzie rozsądne posunięcie. Nie chodzi o przekazywanie wszystkich informacji jakie posiadamy, a tylko tych, które mogą przydać się naszym odbiorcom, a także te, dzięki którym uzyskamy założony przez siebie cel.

Na samym początku musimy powiedzieć słuchaczom, na jaki temat będzie nasze wystąpienie, a także jaka jest jego najważniejsza teza, w dalszej kolejności możemy przedstawić plan wypowiedzi. Ważne będzie to, abyśmy trzymali się założonego planu. W momencie, gdy będziemy przechodzić do kolejnych spraw, trzeba to zaznaczać w stylu „ A teraz powiem o…”. Warto też pamiętać o odpowiednim podsumowaniu każdej z części.

Pilnuj, aby prezentacja nie była zbyt długa, nie możesz też przekroczyć czasu, który był zaplanowany na daną prezentację. Koniecznie przećwicz parę razy taką prezentację w domu, powiedz wszystko na głos. Warto zrobić prezentację trochę krótszą, niż wynosi czas faktycznie na nią zaplanowany.

W czasie prezentacji musisz zwracać uwagę na swoją postawę podczas jej wygłaszania. Swoim wyglądem powinieneś wzbudzać sympatię i zaufanie u słuchaczy, bo ważny jest też efekt pierwszego wrażenia, a ten powinien być pozytywny.

Należy też wiedzieć, że w ciągu pierwszych paru minut słuchacze wyrabiają sobie o nas opinię, na podstawie: mimiki oraz gestów (55%), tego co mówimy (7%), brzmienia naszego głosu (38%). To powoduje, że musisz pamiętać o życzliwym wyrazie twarzy, umiarkowanej gestykulacji oraz wyprostowanej postawie. Jeżeli będziesz pokazywał swoje dłonie, to pokażesz, że jesteś otwarty i uczciwy. Zrezygnuj z trzymania długopisu, bo może to Twoim gestom przydać większej agresywności.

Ważny jest także kontakt wzrokowy ze słuchaczami. Nie wolno jednak skupiać się na jednym słuchaczu i wyłącznie do niego mówić, ponieważ reszta osób na sali, może poczuć się przez Ciebie zlekceważona.

Dostosuj język wypowiedzi do słuchaczy. Unikaj używania języka technicznego i słów zrozumiałych dla konkretnej branży, jeśli wiesz, że Twoi słuchacze do niej nie należą. Jeśli zdarzy się taka sytuacja, to musisz wyjaśnić to, co okaże się być niezrozumiałe dla słuchaczy.

Warto dopilnować, aby przygotowana przez nas prezentacja, była jak najbardziej szczegółowa i przedstawiała nasze zdanie na ten temat. Dobrze też będzie, jeśli nasze stanowisko na ten temat, będzie poparte przykładem z życia, bo to najlepiej przekona naszych słuchaczy.

Możesz przygotować prezentację multimedialną, jednak warto się wcześniej upewnić, czy na sali będzie odpowiedni rzutnik, który pozwoli nam na wygodne wyświetlenie naszej prezentacji.

Nie zawsze lider grupy, jest jej przełożonym czy szefem. Jest to ktoś, kto wywiera wpływ na pozostałych ludzi i będzie podejmował za nich decyzje. Warto więc znać cechy prawdziwego przywódcy grupy.

Rozwiązywanie problemów

Chcesz być liderem? Sprawdź, co można zrobić, aby świat był lepszy. Obserwuj otoczenie, słuchaj ludzi obok Ciebie. Staraj się patrzeć na problemy, w większym kontekście. Sprawdź jakie są potrzeby ludzi, niedopatrzenia czy konflikty. Nie zawsze musisz być twórczy. Czasami najprostsze rozwiązania problemów, są najlepsze.

Problemy w szerszym kontekście

Po uporaniu się z niewielkimi problemami, może wyjść, że były częścią czegoś głębszego, czego do tej pory nie widzieliśmy. Warto więc znaleźć ich źródło, aby wiedzieć, z czego pochodzą mniejsze problemy. Może się okazać, że do rozwiązania takiego problemu będziemy potrzebować całej grupy.

Musisz być proaktywny

Wiesz skąd się wziął ogólny problem, umiesz go określić i przewidzieć inne problemy, które mogą być jego efektem. Warto podejmować kroki, które będą zapobiegać tym problemom, jeszcze zanim się pojawią. Jeśli to niemożliwe, to chociaż masz szansę się na nie przygotować. Lider stara się reagować zanim powstanie jakiś problem, to go odróżnia od managera, który reaguje dopiero, gdy ten problem się pojawi.

Podejmuj decyzję i ponoś odpowiedzialność

Aby rozwiązać duże problemy, musisz mieć moc decyzyjną, którą otrzymasz od osób z otoczenia, na które będą wpływały Twoje decyzje. Jednak takie wyróżnienie, wiąże się też ze sporą odpowiedzialnością.

Trzeba też umieć ponosić konsekwencje spowodowane podjętymi decyzjami. Gdy coś będzie nie tak, musisz się liczyć z tym, że obwiniany będziesz Ty. Musisz więc mieć nadzieję na sukces, ale jednocześnie być gotowym na poniesienie porażki.

Dziel się pomysłami

Jeżeli chcesz mieć możliwość wprowadzania swoich pomysłów, które pomogą usprawnić pracę i wyeliminować problemy, musisz się dzielić swoimi pomysłami z całym zespołem. W ten sposób będziesz ich inspirował i motywował, będziesz ich przewodnikiem. Warto im pokazać, że podejmowane przedsięwzięcia przybliżają wasz zespół do uzyskania upragnionego celu.

Nie jesteś tutaj najważniejszy

Musisz widzieć siebie i rolę jaką masz do odegrania, jako środek do uzyskania określonego celu. Sława, prestiż, a także pieniądze powinny być dla Ciebie efektem ubocznym, a nie motywacją do większej pracy.

Aby Twój pomysł był wykonany i dawał dalekosiężne skutki, to musisz tak wszystko zrobić, aby każdy członek zespołu czuł, że to jego własny pomysł. To sprawi, że dany plan błyskawicznie się rozprzestrzeni. Jesteś początkiem, wprawiasz dane działanie w ruch, a cała reszta leci już sama, efektem domina. Dobry lider nie mówi, że on to „zrobił”, ale „my to zrobiliśmy”

Wskazówki

* Choć charyzma niewątpliwie może być tutaj przydatna, to jednak trzeba pamiętać, że nie jest ona niezbędna do bycia liderem. Przede wszystkim potrzebne tutaj będą umiejętności porozumiewania się.
* Ważne jest też to, abyś wcielał w życie to co głosisz. Inaczej nie będziesz wiarygodny, a więc będziesz postrzegany jako hipokryta.

Niesamowicie ważne dla odniesienia sukcesu, jest umiejętne i szybkie podejmowanie decyzji. Dlatego przedstawiamy parę pomysłów na to, jak podejmować decyzje sprawnie i szybko.

Jedna decyzja na raz

Najgorsze co możesz zrobić, to podejmowanie kilku decyzji w jednym czasie. Dlatego właśnie, tak ważne jest to, abyśmy podejmowali decyzje oddzielnie, izolując je od siebie. Jeśli będziesz traktował je indywidualnie, to łatwiej będzie Ci się skupić na tej konkretnej, a więc też szybciej będziesz potrafił zdecydować, co powinieneś wybrać.

Przejrzystość

Zawsze skupiaj się na otwartej dyskusji, która jest przejrzysta dla wszystkich zainteresowanych. Największe sukcesy odnoszą te organizacje, które swoje decyzje podejmują przy dziennym świetle. Jeśli będziesz próbował podpisywać umowy za zamkniętymi drzwi, może się pojawić aura tajemniczości, a od tego już będzie niedaleka droga, do spekulacji, a to spowoduje powstrzymywanie możliwości grupy, do działania w pożądanym przez nas kierunku.

Fakty

Jeżeli potrzebujesz jakichś informacji, to staraj się je zdobywać z odpowiednim wyprzedzeniem. Wówczas takie podejmowanie decyzji, oparte na aktualnych informacjach, będzie szybsze, bardziej płynne, a co się z tym wiąże nie będzie przy tym emocji, które mogłyby wprowadzać niepotrzebny zamęt do całego procesu decyzyjnego.

Niewielka grupa

Pamiętaj, że im większa będzie grupa, tym trudniej będzie podjąć decyzję. Dlatego warto dopilnować, aby w grupie, która ma podjąć decyzję, były tylko i wyłącznie te osoby, które faktycznie są w niej niezbędne. Każda dodatkowa osoba, może tylko wprowadzać niepotrzebny zamęt.

Im mniej używamy słów tym lepiej

Jeżeli jesteś odpowiedzialny, za przekazanie wniosku grupie decyzyjnej, to pamiętaj, aby podczas tego przekazania, używać jak najmniej słów. Jeżeli zaczniesz podawać zbyt wiele detali, to może się okazać, że zamażą one wiadomość, a co się z tym wiąże, sprawią, że zaczniemy się oddalać od najważniejszego celu, jaki sobie obraliśmy.

Bądź zrozumiały i jasny

Ważne jest tutaj także to, aby zadawane pytania formułować w jasny, czytelny i zrozumiały sposób. Nie możesz przy takich sprawach podawać pytań w stylu „powiedz mi co sądzisz o tym projekcie/wniosku”, znacznie lepiej zrobisz, jeżeli zadasz pytanie w formie „czy popierasz ten projekt/wniosek?”.

Przy tak zadanym pytaniu, jedyna odpowiedź jaka powinna być udzielona, będzie brzmiała „tak” lub „nie”. Takie rozwiązanie będzie znacznie lepsze, niż to, w którym każdy zacznie wyciągać argumenty odnośnie tego, dlaczego popiera albo nie popiera danego projektu.

Trzeba nagrać podejmowanie decyzji

Jeżeli podjęte przez was decyzje, będą nagrywane i publicznie udostępniane, to będziesz miał pewność, że osoby odpowiedzialne za podjęcie takiej decyzji, będą w większym stopniu brały ją na poważnie. Warto więc pomyśleć o tym, aby takie pliki z nagraniami, były umieszczane na konkretnej stronie internetowej, tak aby każdy mógł mieć do nich dostęp.

Ale nawet jeżeli takie pliki będą ukryte, to samo to, że one istnieją, będzie powodowało, że ludzie podejmujący decyzje, będą odczuwali większą presję, a więc też i odpowiedzialność za swoje decyzje.

Jeżeli musimy znaleźć nowego pracownika na jakieś stanowisko, to może się okazać, że nie jest to wcale tak łatwe, jak nam się wydawało. Musimy tutaj pamiętać, że to pracownicy są podstawą każdej firmy, bo to od ich zdolności, będzie zależało, czy przedsiębiorstwo osiągnie założone cele.

Jak więc, w takim razie mamy wybrać tego odpowiedniego kandydata? Zwłaszcza, że w większości przypadków, na jedno stanowisko przypada kilkunastu, jeśli nie kilkuset kandydatów, jak wiadomo, wybór jest tym cięższy, im jest większy. Dlatego właśnie musimy się wykazać niesamowitą mądrością i umiejętnością myślenia długoterminowego.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że potrafisz wybrać odpowiedniego pracownika do firmy, to musisz mieć pewność, że przeszedłeś w tym zakresie odpowiednie wykształcenie. Jeżeli ukończyłeś ekonomię, to nie poradzisz sobie w dziale HR, tak jak rehabilitant nie będzie potrafił wykonywać obowiązków ekonomisty. Jeśli chcesz się sprawdzić na tym stanowisku i być jedną z ważniejszych podpór przedsiębiorstwa, to koniecznie musisz mieć wykształcenie w tym odpowiednim kierunku.

Przy takiej ważnej decyzji, znaczące będzie także doświadczenie, jakie posiada kandydat w tym zakresie. Będzie ono tym ważniejsze, im wyższe stanowisko ma zajmować osoba, którą chcesz wybrać. Tutaj nawet ukończenie najlepszych studiów i wspaniałe umiejętności, nie mogą być wystarczające. Trzeba także poprosić kandydata o to, aby pokazał nam historię pracy na podobnym stanowisku. Wówczas będziemy mieli pewność, że będzie on też w stanie poradzić sobie u nas na tym stanowisku.

Ważne będzie tutaj także wzbudzane zaufanie. Tak naprawdę rzadko się zdarza, żeby ktoś od samego początku budził w nas zaufanie. Jeżeli chcemy to sprawdzić, to zawsze możemy kandydatowi zadać kilka szybkich i takich niespodziewanych pytań.

Jeżeli będziemy widzieli, że nasz rozmówca odpowiada na nie spokojnie, pewnym głosem, że nie wywołują one w nim pocenia się, ani nie rusza nerwowo nogami, to może się okazać, że to właśnie ta osoba, której poszukujemy na to stanowisko. Jednak należy pamiętać, że kandydaci także przygotowują się przed rozmową kwalifikacyjną, dlatego też znają sporą część z tych pytań, które chcemy im zadać.

Ważne będzie tutaj także to, aby przy wyborze odpowiedniego pracownika zwracać uwagę na swoje własne preferencje. Musisz wiedzieć, jaka osoba jest Ci potrzebna, jakie cechy powinna koniecznie przejawiać, tak abyśmy mieli pewność, że sprawdzi się na danym stanowisku. A które z nich okazują się być mniej ważne.

Wskazówki

* Warto tutaj też pamiętać o swojej intuicji i doświadczeniu. Czasami może się zdarzyć, że kandydat, który wydawał się idealny na to stanowisko, jednak się tutaj nie sprawdzi.
* Powinieneś też pomyśleć, czy do takiego procesu rekrutacyjnego, nie chcesz zaangażować więcej osób. Czasami dobrze jest mieć kilka opinii na temat konkretnego kandydata, tak aby przekonać się, czy są one zbieżne czy nie z naszymi prywatnymi odczuciami.
* Ważne jest też to, aby pracownik lubił swoją pracę, bo tylko wtedy będzie dostatecznie zmotywowany i zaangażowany. Warto więc pytać kandydata o zainteresowania, ulubione książki, zadawać dodatkowe pytania.