Odpowiednia zdolność komunikacji jest bardzo ważna. Sprawdza się w kontaktach z innymi ludźmi i w pracy. Dlatego naucz się odpowiedniej komunikacji. Jak to można zrobić?

Musisz zrozumieć ważność komunikacji.

Porozumiewamy się codziennie, ale czy wiemy że:
Zazwyczaj pracownik komunikuje się przez połowę czasu pracy. Sukces biznesowy w 85% będzie zależało od komunikowania się i umiejętności w kontaktach interpersonalnych. 45% komunikowania się polega na słuchaniu innych.

Komunikowanie się przez mowę

Bądź komunikatywny. Trzeba mówić zrozumiale i wyraźnie, wtedy ludzie zapamiętają to co mówisz. Używaj prostych słów, mów głośno aby wszyscy cię słyszeli, ale nie za głośno, bo będziesz sprawiał wrażenie, że się kłócisz.

Słuchaj aktywnie.

Komunikacja wymaga nie tylko mówienia, ale także uważnego słuchania. Dowiesz się, na ile zostałeś zrozumiany przez rozmówcę.

Bądź interesujący wokalnie.

Zmieniaj intonację głosu. Podnoś wysokość głosu, gdy przechodzisz do innego tematu. Przy ważnych punktach mów głośniej i wolniej.

Zorganizuj swoją komunikację.

Co chcesz przekazać?

Sprecyzuj co chcesz osiągnąć, czy chcesz uzyskać informację, czy zainicjować jakieś działania.

Przygotuj się

Warto określić sobie punkty kluczowe rozmowy. Skupiaj się na nich, a jeśli zboczysz z tematu, łatwiej będzie ci do nich wrócić. Warto wstawić anegdotę, albo żart. Rozluźni atmosferę i pokaże słuchaczom, że jesteś takim człowiekiem jak oni.

Skoncentruj się na temacie.

Fakty, historie i aluzje muszą być powiązane z tematem. Używaj zwrotów, jeśli chcesz podkreślić jakieś punkty.
Obejrzyj nagrania znanych mówców i się na nich wzoruj.

Rozpoznawaj ludzi.

Uśmiechaj się do słuchaczy, skiń głową. W ten sposób nawiążesz z nimi lepszy kontakt.

Komunikacja przez ciało

Panuj nad twarzą. Delikatnie zmieniaj wyraz twarzy, unikaj takich które pokazują negatywne emocje. Dostosuj wyraz twarzy do kontekstu wypowiedzi.

Komunikacja oko w oko.

Kontakt wzrokowy jest bardzo ważny, pokazujemy rozmówcy, że jest dla nas ważny. Trzeba uważać, aby to spojrzenie nie było natarczywe.
Prowadząc wykład na sali, staraj się nawiązać kontakt z każdym uczestnikiem.
Rób przerwy pomiędzy poszczególnymi akapitami w wypowiedzi i patrz przez chwilę na słuchaczy.

Używaj oddechu i pauz

Przerwy między wypowiedziami pobudzają ciekawość u słuchaczy, pozwalają podkreślić informacje, a komunikat jest bardziej zrozumiały.
Bierz głęboki oddech przed rozmową.
Regularnie oddychaj podczas rozmowy, bo zachowasz wówczas spokojny głos.
Zaczerpnij tchu w czasie wypowiedzi.

Uważaj na gestykulację

Ruchy rąk mogą pokazywać otwartość, albo zamknięcie na innych. Warto unikać gestów, które mogą przeszkadzać słuchaczom, w skupieniu się na tym co mówisz. Patrz na słuchaczy, aby wiedzieć, jaki mają do ciebie stosunek.

Kontroluj inne sygnały mowy ciała.

Uważaj na rozbiegane oczy, pocieranie rąk, pociąganie nosem itp. Możesz przez to stracić szacunek słuchaczy.

Przemyślana komunikacja.

Wybierz odpowiedni czas.
Przemyśl, kiedy będzie najlepszy czas na rozmowę. Trudnych tematów nie zostawiaj na wieczór, gdy słuchacze będą zmęczeni. Lepiej je przeprowadzić rano, kiedy będą wypoczęci.

Miejsce jest ważne.

Jeżeli masz coś negatywnego do powiedzenia jakiejś osobie, zrób to na osobności. Przed publicznym wystąpieniem sprawdź akustykę miejsca.

Usuń zakłócenia

Wyłącz telefon komórkowy, schowaj I-Pod’, zrób wszystko, aby zachować maksimum koncentracji.

Podziękuj rozmówcy

Zawsze podziękuj słuchaczom lub rozmówcy, nawet jeśli ich reakcja na to co powiedziałeś, była negatywna. Ty okaż im szacunek.

Czasami dzieje się tak, że kierownik ma problem z osobami, które znajdują się pod jego kontrolą. Nie słuchają poleceń, co prowadzi do tego, że nie wykonują ich wcale, albo bardzo niechętnie. Jeżeli chcesz, aby ominęła Cię nieprzyjemna atmosfera związana z takim zachowaniem podwładnych, to koniecznie musisz się dowiedzieć, w jaki sposób wydawać im polecenia, tak aby mieć pewność, że będą je wykonywali.

Bez takich umiejętności, nikt nie będzie w stanie kierować grupą ludzi. Na kwalifikacje do sprawowania funkcji kierowniczych, można patrzeć przede wszystkim pod kątem tego, jak dana osoba radzi sobie z zarządzaniem pracownikami.

Pilnuj, aby polecenia za każdym razem, były wypowiadane miłym i uprzejmym tonem. Dzięki temu, będziesz pokazywał, że szanujesz swojego pracownika, a także jego umiejętności, które są niezbędne do wykonania poleconego mu zadania. Jeżeli będziesz to wszystko wypowiadał ze złością, obraźliwym tonem, to pracownik najprawdopodobniej wykona swoją pracę niedbale, w ogóle nie przywiązując do niej większej uwagi.

W ostateczności, takie niewłaściwe wydawanie poleceń, może doprowadzić do tego, że pracownik zdecyduje się odejść z firmy. Dlatego pamiętaj, że najważniejszy jest tutaj szacunek.

Nie możesz też zapominać o takich podstawowych i ważnych słowach, jak „dziękuję” oraz „proszę”. Czasami kierownictwu wydaje się, że takie słowa nie są potrzebne, bo przecież słuchanie i wypełnianie poleceń, to obowiązek każdego podwładnego.

Jednak trzeba pamiętać, że brak szacunku do pracy, którą wykonuje pracownik, może doprowadzić do tego, że zdecyduje się on odejść do konkurencji i tam będzie wykorzystywał wiedzę, którą zdobył u nas, a to dlatego, że nikt nie lubi być traktowany jak niewolnik. Dlatego warto pamiętać o zasadach dobrego wychowania i używać słów: „proszę” i „dziękuję”.

Warto też do każdego z podwładnych zwracać się po imieniu, w stylu „Marysiu”, „Pani Mario”. Podwładny wówczas będzie czuł się mocniej związany z firmą, a do tego, doceni fakt, że zapamiętałeś jego imię.

Czasami ma miejsce sytuacja, gdy przełożony zwraca się do podlegających mu kobiet „panienko”. Takie zachowanie jest niegrzeczne, obraźliwe, a także świadczy o braku wychowania.

Trzeba też pilnować, aby wydawane polecenia były jasne i zrozumiałe. Jeśli będą wprowadzały w błąd, albo dawały poczucie niepewności, to może się okazać, że zadanie zostanie źle wykonane.

Warto w odpowiedni sposób uzasadniać polecenia, tak aby pracownicy mogli się zapoznać z zasadami pracy w naszej firmie. Wtedy ich działaniom będzie przyświecał określony cel. Przy nieznanym celu, może się okazać, że wykonywana praca będzie przynosiła mniejsze efekty. Poza tym, wiedząc co chcemy osiągnąć, podwładny będzie mógł wskazać nieprawidłowości, a także przedstawić nam własne pomysły, które niejednokrotnie mogą nas zaskoczyć trafnością.

Jeżeli jest taka możliwość, to podwładni powinni sami organizować sobie pracę. Wówczas będą pracować bardziej efektywnie, a do tego jeszcze, będą się czuli bardziej odpowiedzialni za wykonywaną pracę.