Dobry program komputerowy do fakturowania znacznie ułatwia i bardzo przyspiesza wystawianie dokumentów i prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie. Różne firmy komputerowe wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów i oferują darmowe aplikacje online. Wydawałoby się, że jest to bardzo dobry pomysł, pozwalający zaoszczędzić na kupnie programów komercyjnych. Czy jest tak w rzeczywistości?
Zalety darmowych programów do faktur
Z całą pewnością pozwalają zaoszczędzić pieniądze, które można przeznaczyć na inne cele. Są wygodne w użyciu, ponieważ nie wymagają instalacji na komputerze użytkownika. Pozwalają na szybkie przesyłanie faktur do klientów online. Niektóre firmy oferują nawet bezpłatny wydruk faktur i przesyłanie go do klientów pocztą tradycyjną. E-faktury można przechowywać w e-archiwum, dzięki czemu papierowa dokumentacja jest znacznie ułatwiona.
Wady darmowych programów do faktur
Korzystanie z darmowych programów do fakturowania wymaga niestety podłączenia do Internetu. W przypadku nawet kilkuminutowej przerwy, użytkownik zmuszony jest do wypisania faktury na komputerze firmowym. Ewidencję wszystkich wystawionych e-faktur należy wprowadzić do lokalnego komputera, co niepotrzebnie wydłuża czas sporządzania dokumentacji firmy. Jeśli korzysta się z własnego programu do fakturowania, wystawiane dokumenty są automatycznie wprowadzane przez program do odpowiednich ewidencji i kartotek. Wszystkie operacje finansowe są na bieżąco ze sobą powiązane i w każdym momencie istnieje dostęp do całościowych zestawień i analiz.
Dostęp do e-archiwum wymaga połączenia z internetem. W przypadku utraty danych, firma udostępniająca darmowy program do fakturowania nie ponosi żadnej odpowiedzialności prawnej za zaistniałą sytuację. Pozostaje również kwestia bezpieczeństwa danych. Programy komercyjne zapewniają 100% bezpieczeństwa danych firmy, która zakupiła program. Korzystając z aplikacji darmowej nie ma pewności, czy osoba postronna nie ma dostępu do danych.
Wyższość programów płatnych
Dokonując zakupu programu komercyjnego w wersji sieciowej, który należy instalować na dysku lokalnym, zyskuje się pewność, że wszystkie dane firmy pozostają bezpieczne, ponieważ połączenia z siecią są odpowiednio szyfrowane. Kopie bezpieczeństwa znajdują się na indywidualnym koncie, na serwerze z szyfrowanym dostępem, zatem w dowolnym momencie można bezpiecznie i szybko przywrócić utracone dane (spowodowane np. awarią komputera, zawirusowaniem, czy też kradzieżą sprzętu). Ponadto, programy komercyjne są na bieżąco aktualizowane, a producent zapewnia darmową, fachową pomoc techniczną. Darmowy program do faktur online nie jest zatem, wbrew pozorom, najlepszym rozwiązaniem dla firm.
Komercyjne, sieciowe programy do fakturowania
Jaki program do faktur wybrać? Firma Mega-Tech oferuje bardzo dobre aplikacje, które są tanie i łatwe w obsłudze. Oprócz wystawiania faktur, pełnią one również wiele innych funkcji. Umożliwiają np. prowadzenie różnych kartotek, w tym towarów i klientów, sporządzanie zestawień, analiz i statystyk, co znacznie ułatwia kontrolę i zarządzanie firmą. Przykładem takiego programu jest Faktura Small Business czy Faktura Small Business HANDEL.
Ze strony producenta można pobrać wersje demonstracyjne wyżej wymienionych aplikacji i zapoznać się dokładniej z ich możliwościami i zaletami, jeszcze przed podjęciem decyzji o zakupie.
