Każda firma, niezależnie od skali prowadzonej działalności, a także tego, czy rozlicza się w formie KPiR, czy KH potrzebuje dobrego programu do fakturowania. Szczególnie te przedsiębiorstwa, które planują rozwój działalności, zwiększenie sprzedaży i transakcje online, powinny zaopatrzyć się w prosty, intuicyjny i bezpieczny program.
To nie musi być trudne i żmudne zajęcie
Sprzedaż produktów, towarów, czy też usług związana jest z pewnymi obowiązkami. Wśród nich jest wystawiania faktur sprzedażowych. Kiedyś robiło się to ręcznie. Jednak przy wysokim poziomie sprzedaży, wystawianie faktur zajmowało wiele godzin. Do tego zawsze należało pilnować, by wszelkie dane zostały wprowadzone prawidłowo, gdyż ewentualne korekty wiązały się z dodatkową pracę.
Informatyzacja procesów w firmach pozwoliła na wykorzystywanie takich programów jak MS Word, czy MS Excel, jednak i to nie zawsze odpowiadało wszelkim potrzebom firm. Teraz jednak prowadzenie przedsiębiorstwa jest już prostsze, a to dzięki programom do fakturowania, które pozwalają na optymalizację kosztów i czasu poświęcanego na wystawianie faktur.
Jaki program do fakturowania wybrać
Odpowiedź jest dość prosta. Powinien być to program do faktur, który maksymalnie usprawni pracę i odpowiada potrzebom konkretnego przedsiębiorstwa. Inne wymagania ma hurtownia, inne sklep internetowy, a jeszcze inne większy sklep budowlany. Program do fakturowania powinien więc być:
Prosty w obsłudze – wykorzystanie programu do fakturowania powinno być bardzo intuicyjne. Im więcej uproszczeń i wewnętrznych rozwiązań, które same doprowadzają użytkownika do potrzebnych funkcjonalności i rozwiązań, tym lepiej. Wystawiane faktury opierają swoje składniki między innymi na ustawie o rachunkowości, podatku od towarów i usług i wszelkich zmianach, jakie tylko są wprowadzane. Użytkownik tego programu powinien móc poprawnie wystawiać faktury bez dokładnej znajomości tych przepisów. Niezależnie od tego, czy wystawianiem zajmie się młoda osoba, która sprawnie obsługuje komputer, czy też ktoś starszy, to każdy powinien mieć podobne odczucia.
Aktualizacje – inwestując w program do fakturowania, należy mieć pewność, że kupuje się aktualną jego wersję, wraz z dalszymi aktualizacjami. Przepisy cały czas się zmieniają i wszystko powinno być do nich dostosowane. Program powinien również cały czas się rozwijać, aby być coraz atrakcyjniejszym i oferować coraz lepsze rozwiązania. Oczywiście, należy być przygotowanym na to, że im lepszy program i więcej funkcjonalności, tym wyższa cena za jego użytkowanie.
Wszystkie rodzaje dokumentów
Dokumentem sprzedażowym nie jest tylko faktura, lecz również faktura zaliczkowa, końcowa, sprzedażowa, VAT, VAT marża itd. Taki program powinien obsługiwać jak najwięcej typów faktur i pozwalać na wykorzystanie danych z systemu w prosty sposób do różnych innych dokumentów jak na przykład oferty dla klientów.
Funkcjonalność
Program do fakturowania powinien w pełni odpowiadać potrzebom firmy i to nie tylko tym, które związane są z wystawianiem faktur. Przedsiębiorca, kierownik działu, czy też manager powinni zastanowić się, jakie dokładnie są potrzeby firmy w zakresie technologicznej obsługi sprzedaży i kontroli posiadanych zasobów. Następnie potrzeby powinny zostać dopasowane do danego programu.
Najlepsze programy do fakturowania ułatwiają pracę choćby przez możliwość:
- Prowadzenia kilku magazynów i weryfikację stanów,
- Naliczanie rabatów,
- Wystawianie faktur cyklicznych,
- Własne ustawienia (wygląd faktury itd.)
Ułatwienia
Rząd i ministerstwa często potrafią zaskakiwać nowymi zmianami i obowiązkami, które spoczywają na firmach. Dlatego też programy wraz z aktualizacjami powinny być do nich dopasowywane. Przykładem tutaj może być ułatwienie wystawiania faktur split paymanet, plików JPK, dopasowywania kodów GTU, czy pobierania danych kontrahentów z GUS. Im więcej takich udogodnień, tym lepiej.
Bezpieczeństwo
Bardzo ważną kwestią jest również bezpieczeństwo przechowywania danych. Prócz własnych programów antywirusowych, również twórca programu do fakturowania powinien zapewniać pewną ochronę.
A może Faktura vat 2021?
Jednym z programów, który znacznie ułatwia pracę wielu firm, jest Faktura VAT 2021. Co roku jest wprowadzana jego nowsza wersja do sprzedaży, prócz oczywiście cyklicznie wprowadzanych aktualizacji. Odpowiada on wszelkim potrzebom stawianym przez firmy. Dla klientów dostępne są wersje START, STANDARD i PRO. Każda z nich nieco się od siebie różni, oczywiście im lepsza, tym więcej ma udogodnień. Wśród zalet tego programu znajdują się choćby:
- Bezpieczeństwo,
- Różne waluty do wyboru,
- Częste aktualizacje,
- Różne rodzaje dokumentów,
- Dodatkowe funkcjonalności,
- I inne.
Szukając programu do wystawiania faktur, poważnie zastanów się nad tym, który został zaprezentowany powyżej, czyli Faktura vat 2021, ponieważ lepiej go poznając, przekonasz się, że odpowie on na wszelkie twoje potrzeby.
